召開會(huì)議的7個(gè)核心要素

2012-10-24 09:50:28 來源:91加盟網(wǎng) 閱讀:1829次 友情提示:投資有風(fēng)險(xiǎn) 加盟需謹(jǐn)慎!

會(huì)議機(jī)制的設(shè)立主要包括兩大方面:經(jīng)銷商層面的定期會(huì)議機(jī)制和負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議機(jī)制,會(huì)議機(jī)制雙管齊下能夠打破各部門、各級(jí)別間有可能出現(xiàn)的矛盾障礙。

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    會(huì)議機(jī)制的設(shè)立主要包括兩大方面:經(jīng)銷商層面的定期會(huì)議機(jī)制和負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議機(jī)制,會(huì)議機(jī)制雙管齊下能夠打破各部門、各級(jí)別間有可能出現(xiàn)的矛盾障礙。

    經(jīng)銷商層面的定期會(huì)議內(nèi)容主要有:聯(lián)盟內(nèi)部重大事宜的溝通和決策、活動(dòng)推進(jìn)情況的通報(bào)和分析、聯(lián)盟內(nèi)部違紀(jì)事件的通報(bào)和處理。會(huì)議的周期至少一周一次,且在會(huì)議開始后經(jīng)銷商本人必須親自準(zhǔn)時(shí)參加,為了提高/增加會(huì)議成員到場(chǎng)率,可以對(duì)遲到、缺席者實(shí)行罰款。

    負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議內(nèi)容主要有:聯(lián)盟內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)性工作的推進(jìn)情況通報(bào)、活動(dòng)推進(jìn)過程中遇到的問題分析及處理。在活動(dòng)舉辦前期每周至少兩次召開會(huì)議,當(dāng)活動(dòng)進(jìn)入前七天的倒數(shù)時(shí)間后,負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議召開頻率應(yīng)當(dāng)大增,通常每天一次。各聯(lián)盟品牌的活動(dòng)負(fù)責(zé)人同樣必須親自準(zhǔn)時(shí)參加。

    附:召開會(huì)議的7個(gè)核心要素(如圖3 -12所示)

    圖3 -12召開會(huì)議的7個(gè)核心要素

    要素一,嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律。很多聯(lián)盟的會(huì)議開不好,不是沒有制度,是沒有執(zhí)行。很多時(shí)候大家認(rèn)為:都是老板,遲到一下很正常。問題就出現(xiàn)了,一個(gè)原本只要2小時(shí)的會(huì)議,等人就等了2小時(shí)。遲到一定要罰款,絕不能手軟,不然所有的會(huì)議一定是松散的。

    要素二,有控制能力的組織者。每個(gè)組織者務(wù)必有很好的會(huì)議把控能力,不能隨意被他人左右。首先,大家要尊重這個(gè)組織者;第二,組織者自身要有很好的把控能力。

    要素三,一個(gè)時(shí)間只講一個(gè)議題。這是很難做到的,多數(shù)情況是這樣的:會(huì)議組織者約大家來談蓄水任務(wù)跟進(jìn)的問題,然后話題轉(zhuǎn)移到廣告制作,再然后話題又轉(zhuǎn)移到嘉賓邀約的問題……會(huì)議結(jié)束,大家都不明白說了什么。一個(gè)時(shí)間段就講一個(gè)議題,會(huì)議組織者一定不能讓大家跑題,這是會(huì)議效率提升的關(guān)鍵。

    要素四,不打岔,不開小會(huì)。開會(huì)的時(shí)候,開著開著就三三兩兩開小會(huì)了,結(jié)果誰都不關(guān)注會(huì)議說的問題,會(huì)議效率低。

    要素五,每個(gè)議題都有結(jié)論。我們?cè)谟懻搯栴}的時(shí)候,務(wù)必要有結(jié)論,不能議而不決,好像問題都討論了,結(jié)果還是不知道怎么做。開會(huì),就是為了有結(jié)論,所以會(huì)議主持人一定要將問題得出結(jié)論,這個(gè)環(huán)節(jié)是不能錯(cuò)過的。

    要素六,會(huì)議結(jié)束要自我陳述工作。會(huì)議結(jié)束時(shí),不要一哄而散,會(huì)議主持人一定要讓參會(huì)者陳述下一步的工作是什么。這是重要的提醒,是要他們明白會(huì)后的工作安排禾口計(jì)劃。超過半數(shù)的執(zhí)行不到位,是因?yàn)檫@個(gè)環(huán)節(jié)缺失,很多事情并沒有得到負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。

    要素七,處罰當(dāng)場(chǎng)實(shí)施。處罰不是目的,而是讓大家遵循規(guī)矩的手段。處罰一定不是事后實(shí)施的,當(dāng)場(chǎng)實(shí)施,對(duì)所有人都是很好的提醒。



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